Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Vaate Vinho Ay / Cara fashion Euran henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 16.1.2020. Viimeisin muutos 19.1.2020.

1. Rekisterinpitäjä, tietojärjestelmän vastuutaho

Vaate Vinho Ay / Carafashion Eura
Satakunnankatu 18, 27510 EURA
Y-tunnus: 1907250-6
Puhelin: 028651121
Sähköposti: eura@carafashion.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Juha Vinho
Satakunnankatu 18, 27510 EURA
Puhelin: 028651121
Sähköposti: juha.vinho@carafashion.fi

3. Rekisterin nimi ja verkko-osoite

Vaate Vinho Ay / Carafashion Eura kanta-asiakasrekisteri sekä www.caraeura.fi verkkokaupan asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vaate Vinho Ay:n hallinnoiman caraeura-verkkokaupan sekä Cara fashion Euran kanta-asiakasrekisterin käyttöön, hallinnointiin sekä kehittämiseen liittyvien tietojen sekä asiakkaiden palvelemiseen tarvittavien tietojen hallinnointi ja ylläpito. Käsittelyn tarkoituksena on myös verkkokauppaan liittyvien palveluiden kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen sekä markkinointi.
Verkkokaupan käyttö edellyttää henkilötietojen luovuttamista käyttöoikeuksien ja oikeutettujen käyttäjien tunnistamista sekä tarvittavien käyttäjätunnusten luomista sekä hallinnointia varten. Henkilötietojen luovuttaminen on siten verkkokaupan käyttösopimukseen perustuva velvollisuus.
Rekisterin tiedot perustuvat käyttäjien antamiin tietoihin sekä muista rekistereistä saataviin tietoihin. Verkkokaupan käyttäjät vastaavat siitä, että heillä on oikeus antaa rekisteriin verkkokaupan käyttämisen edellyttämiä tietoja. Näitä tietoja voidaan pitää henkilötietoina. Asiakkaalta ei edellytetä muiden kuin kohdassa 5 kuvattujen henkilötietojen luovuttamista.
Rekisteritietoja voidaan käyttää
– käyttäjän ja asiakkaan tunnistamiseen sekä palvelun toteuttamiseen
– asiakassuhteen tai muun sopimussuhteen perustamiseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
– tilausten käsittelemistä ja toimittamista sekä toimitusten seurantaa varten
– maksutapojen valvontaa, maksujen varmistusta ja hallinnointia varten
– asiakastiedotteiden tai markkinointiviestien lähettämistä varten
– rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin
– asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen
– analysointi ja tilastointitarkoituksiin
– palvelun ylläpitäjän, asiakkaan ja käyttäjän väliseen viestien vaihtoon sekä muihin vastaaviin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat ne verkkokauppaa käyttävät henkilöt, joille Vaate Vinho Ay myöntää verkkokaupan käyttöoikeudet ja siihen tarvittavat tunnukset. Rekisteriin voidaan kerätä myös asiakkaan yhteyshenkilöiden yhteystietoja.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
– verkkokaupan käyttäjän perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, ja puhelinnumero)
– käyttäjän sähköpostiosoite tai muu käyttäjätunnus ja verkkokaupan käyttöön liittyvä salasana
– rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen yhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
– rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, ostohistoria, osallisuus ja rekisteröidyn rooli kanta-asiakasohjelmissa
– mahdolliset sähköisen ja tavallisen suoramarkkinoinnin luvat ja kiellot
– käytetyt maksutavat
– osapuolten välinen muu yhteydenpito
– sisäänkirjautumista ja verkkokaupan käyttöä koskevat tiedot kuten evästeet
– verkkokaupan käyttämisestä johdetut tiedot
Tiedot on suunniteltu poistettavaksi 60 kuukauden kuluttua siitä, kun rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjän asiakkaana on päättynyt. Verkkokaupan käyttöön perustuneet ostoshistoriatiedot voidaan säilyttää pysyvästi siten, että niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen korjaaminen

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.Verkkokauppaa ylläpitävät tahot sekä Vaate Vinho Ay:n henkilökunta voivat päivittää rekisterin tietoja. Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivästystä. 

7. Tietojen säännön-mukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta ilman henkilötiedon omistajan suostumusta. Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa lakien sallimalla tavalla viranomaistahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus näihin tietoihin.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin tai muun tietojärjestelmän suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään Vaate Vinho Ay:n valvotuissa tiloissa sekä Solteq Oyj:n valitseman ulkoisen palveluntarjoajan toimesta. Valvottujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. Rekisterin ylläpitäjä on rajannut pääsyn tietoihin vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.
Rekisterin ylläpitäjä on suojannut järjestelmässä olevat tiedot rajaamalla järjestelmään ja tietoon pääsyä.
Verkkokauppaan voi kirjautua vain Vaate Vinho Ay:n myöntämillä käyttäjätunnuksilla. Verkkokaupan käyttäjille on määritelty pääsy käyttäjän tarpeen perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin eivätkä käyttäjät pääse tarkastelemaan muita kuin kyseistä käyttäjää koskevia henkilötietoja. Käyttäjien tunnukset järjestelmään ovat henkilökohtaiset.

9. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti kohdassa 1 esitetyssä osoitteessa.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.